Privacyverklaring

1.Algemeen
​
G-judoclub De Buitelaars hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
 
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. G-judoclub De Buitelaars houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG ook gekend als GDPR). (Verordening EU 2016/679)
 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
 
* je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
* verwerking van je persoonsgegevens beperkt houden tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
* vragen om je uitdrukkelijke toestemming indien wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
* passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
* geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
* op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteren;
 
Als G-judoclub De Buitelaars zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in meer algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
 
G-JUDOCLUB DE BUITELAARS
Zetel: Zandvleuge 116, 9900 Eeklo
Emailadres: info@debuitelaars.eu
Telefoon: 093770794 of GSM 0485170766
Contactpagina website: www.debuitelaars.eu
​
 
2.Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
​
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, bestuursleden, trainers, andere vrijwillige medewerkers, deelnemers aan activiteiten die door ons of onze partners worden georganiseerd, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten of diensten, leveranciers.
 
 
3.Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
​
Je persoonsgegevens worden door G-judoclub De Buitelaars verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
 
* Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
* Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Judo Vlaanderen (uitvoering overeenkomst)
* Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van G-judoclub De Buitelaars
* Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van STAN Trefpunt verstandelijke handicap vzw (uitvoering overeenkomst) voor diegenen die er lid van zijn.
* Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Special Olympics Belgium (uitvoering overeenkomst)
* Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
* Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grond)
* In het kader van de organisatie van sport-promotionele activiteiten (contractuele grond)
* Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen (contractuele grond)
* Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film voor PR-doeleinden (gerechtvaardigd belang; toestemming)
* Het bijhouden van resultaten wedstrijd- en gordelverhoging (gerechtvaardigd belang)
* Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
* In kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang)
* Voor publicitaire doeleinden (Boekje Trefpunt STAN, clubwebsite, facebookgroep,…..) (gerechtvaardigd belang, toestemming)
 
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.
​
4.Welke gegevens verwerken we?
​
Voor de eerder opgesomde doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
* Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geslacht
* Prive contactgegevens: GSM en/of telefoonnummer, e-mail
* Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
* Rijksregisternummer
* Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht, lengte, wedstrijdniveau (in geval van wedstrijddeelname)
* Financiële bijzonderheden: rekeningnummer, betalingen
* Opleiding, vorming
* Aanwezigheid op training
* Beeldmateriaal (foto, video)
* Gevoelige gegevens i.v.m. dieet, allergieën, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid in geval van organiseren evenementen met maaltijden.
* Medische en/of persoonlijkheidsgegevens die van belang zijn in functie van training of wedstrijd (aard van de beperking).
 
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt (o.a.via inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of papieren versie; persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie, ontvangen van door overeenkomst gebonden verenigingen/ overheidsinstanties/ federatie.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
 
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van G-judoclub De Buitelaars.
​
5.Wie verwerkt de gegevens?
​
De gegevens (kunnen) worden verwerkt door volgende externe en interne instanties
* Bestuursleden van de G-judoclub De Buitelaars (voorzitter, penningmeester, secretaris)
* STAN Trefpunt verstandelijke handicap vzw (voor diegenen die er lid van zijn.
* Judo Vlaanderen, vzw
* De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schadeaangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen.
* IT, verantwoordelijk voor vormgeving website
* Bestuurslid, verantwoordelijk voor vormgeving Facebookpagina en Instagram
* Outlook
* Instagram
* Facebook
* Microsoft Office (Word, Excel, Access, PP)
* Blog Website
​
​
6.Verstrekking aan derden
​
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
 
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
* het verzorgen van een website en/of Facebook (content) (webhosting);
* het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, uitnodigingen en informatieboekje (brochure) algemene werking en in functie van tornooi.
* Verzekeren van onze leden en vrijwilligers
 
Wij geven in principe geen persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten tenzij
 
* dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek,
* als noodzakelijke informatie ten behoeve van deelname aan tornooien 
* als noodzakelijke informatie ten behoeve van overheidsdiensten (subsidiërende overheden)
* als noodzakelijke informatie ten behoeve van politiediensten - gemeente
* als noodzakelijke informatie ten behoeve van partners waarmee we, in samenwerking, activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld.
​
Partners zijn o.a. Sport Vlaanderen, Judo Vlaanderen vzw, STAN Trefpunt Verstandelijke Handicap vzw, Special Olympics Belgium.

Met deze partijen maken we uiteraard de nodige afspraken zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens maximaal gewaarborgd is en uw gegevens uiterst vertrouwelijk behandeld worden.

We delen persoonsgegevens met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. We geven ook nooit uw persoonsgegevens door aan derden voor commerciële doeleinden.
 
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
 
7.Bewaartermijn
​
G-judoclub De Buitelaars bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
G-judoclub De Buitelaars verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 7 jaar na het laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking.
​
8.Beveiliging van de gegevens
​
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, verwerking, verlies of openbaarmaking:
 
* Alle personen die namens G-judoclub De Buitelaars van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
* Papieren gegevensdocumenten en geheugensticks worden in afgesloten ruimte bewaard,
* Alle individuele computers waar mogelijks betrokken persoonsgegevens opgeslagen worden zijn beveiligd door gebruikersnaam en paswoord.
* Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig. We installeerden ook een firewall,
* Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten,
* We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig,
* Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens,
* Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt grondig nagegaan hoe uw rechten en de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens maximaal kunnen gegarandeerd worden.
 
Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
​
9.Je rechten omtrent je gegevens
​
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing, beperking of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Ook heeft u recht om door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u aan een andere partij. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.
 
Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
 
Om misbruik in deze te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om u adequaat te legitimeren en kunnen naar uw motivatie peilen. Wij vragen jou om jouw identiteitsbewijs mee te sturen (kopie voorkant identiteitskaart). Vermelden dat het om een kopie gaat.
 
 
10.Klachten
​
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
 
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
 
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https:// 

11.Wijziging privacyverklaring

G-judoclub De Buitelaars kan haar privacy statement ten allen tijde aanpassen.
Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website.
De laatste wijziging gebeurde op 26/6/2018 versie 1.
Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.
​